Die Zettelwirtschaft ist Geschichte, der ganze Gasthof läuft über einen Login.

Ein Traditions-Wirtshaus im Seewinkel: Gaststube, Gästezimmer und die Strandbar am Zicksee. Familie G. führt den Gasthof seit 1965. Das Team steht im Service, in der Küche und an der Bar, nicht am Schreibtisch. Genau deshalb ging der Papierkram 2025 an das System.

Die alte WordPress-Seite. Niemand im Haus konnte selbst etwas daran ändern, für jede neue Menüzeile brauchte es fremde Hilfe. Reservierungen kamen über Telefon, Mail und WhatsApp und landeten im Buch neben der Kasse. Der Dienstplan hing als Zettel in der Küche, die Stunden wurden am Monatsende zusammengerechnet, Rechnungen entstanden abends im Büro. Dazu Gästezimmer, Feiern, Strandbar: jede Buchung ein Unikat, und nichts sprach miteinander.

Gestartet 2025 mit der neuen Website und den Reservierungen mit automatischer Bestätigung. Danach kam Modul für Modul dazu, immer dann, wenn der Betrieb es brauchte: der Zimmerplan und die Gästemeldung, Dienstplan und Zeiterfassung mit der Mitarbeiter-App, Angebote und Rechnungen für Feiern, der WhatsApp-Bot, Bestellung und Bestand. Die Stammdaten habe ich übernommen, das Team hat nichts abgetippt. Heute sind es 30 Module in einem Login, gewachsen mit dem Gasthof, nicht davor entworfen.

Gäste reservieren online oder per WhatsApp und bekommen sofort ihre Bestätigung, jede Reservierung landet live im System. Speisekarte und Wochenmenü pflegt das Haus selbst im Panel: Die Website übernimmt Änderungen sofort, der WhatsApp-Bot antwortet ab dem Moment mit dem neuen Stand. Zimmerplan und Gästemeldung laufen im selben Login. Das Team stempelt am eigenen Handy, der Dienstplan steht in Minuten. Aus einer Feier-Anfrage wird ein Angebot, aus dem Angebot eine Rechnung, ohne dass jemand etwas doppelt eintippt.

Rund sechs Stunden weniger Telefon pro Woche, weil Reservierungen und Standardfragen automatisch laufen. Null Doppelbuchungen seit dem digitalen Raumplan. Änderungen an der Website kosten keinen Anruf bei einer Agentur mehr, sondern zwei Minuten im Panel. Und statt sechs Programmen pflegt und zahlt der Gasthof genau eines.